電子ハンコで業務効率化

皆さんの職場は電子ハンコの利用を認められているでしょうか。

押印は結局のところ確認したことを示す行為にすぎません。

例外として法的もしくは行政手続の場合は印鑑自体が効力を持ちますが、そうでなければ押印行為は極論時間の無駄でしかありません。

昨今テレワーク化が進む中、印鑑を押すためだけに出社するという非合理的な実態が騒がれています。

本日はそんな非合理を解決する電子印鑑の作成方法をご紹介します。

  • 無料の低セキュリティ印鑑と有料高セキュリティ印鑑
  • Officeを利用した使い方
  • 効率化の波に乗る

無料の低セキュリティ印鑑と有料高セキュリティ印鑑

電子印鑑にも種類があります。

それは実際の印鑑をスキャンしただけの簡単に作れる印鑑と、識別情報を組み込んだ高セキュリティの印鑑です。

そもそも、電子印鑑は簡単に複製できるというデメリットを抱えています。

そのデメリットを解消するのが識別情報を組み込んだ電子印鑑ですが、そちらはお金をかけて作成しなければなりません。

引き換え、社内文書のように社内利用に限るのであればわざわざお金をかける必要はありません。

作り方は簡単で、

①白紙に印鑑を押印し、スキャンしてPDFにする

②PCのスクリーンショットをしてWordに貼り付け or フリーソフト等でPDFをJPGに変換

③余白をトリミング・図として保存

以上の手順で実際の印鑑を電子化して電子印鑑として利用可能です。

Officeを利用した使い方

上記手順で作成した電子印鑑ですが、実際の使い方としてはOfficeソフトで使用するのが現実的です。

社内文書であったり、作成する書類はほとんどがExcelやWordで作られています。

それらの書類に確認印を押す習慣があれば、図として保存してある電子印鑑を挿入することでわざわざ印鑑を押す作業はなくなります。

他にも請求書を発行しているのであれば、販売ソフトのレイアウトを操作することであらかじめ角印を押された状態で印刷をすることが可能です。

効率化の波に乗る

新型コロナウイルスの影響で進んでいるテレワークや効率化ですが、実際に社内制度として取り組むに至っていない企業も多いと思います。

ですが、社会情勢を考えたらこの波に乗ることは当たり前の行動です。

本音は無駄を省きたいだけかもしれませんが、そこは表には出さずに上司や会社全体が求めていることを提案することが快適な業務への第1歩になります。

転職活動においてもこういった効率化や問題意識を持ち、実際に提案・実行したことはあなただけの強みとなるはずです。

これを機に、動き出してみるのはいかがでしょうか。

それではお世話様でございます。

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